Siguiendo con las propiedades generales que afectan al funcionamiento de un formulario en Access, vamos a adentrarnos ahora en las relacionadas con los datos que se mostrarán en el mismo.
Acceso
Como comentamos en el primer artículo dedicado a las Propiedades de formularios, podemos acceder a esta ficha desde la vista Diseño y, el cuadro que Access nos mostrará deberá ser similar al siguiente:
Datos
Como ya hemos comentado, esta ficha contiene las propiedades relacionadas con los datos que se muestran y/o gestionan mediante el formulario actual, y entre ellas, vamos a destacar las de uso más habitual:
Origen del registro | Se utiliza para señalar de qué tabla, tablas o consultas se tomarán los datos a gestionar. Permite elegir alguno de los objetos ya creados en la lista desplegable, o bien, definir y ejecutar directamente una consulta SQL. En la muestra, podemos apreciar que el formulario utiliza los datos de la tabla Clientes. |
Valores predeterminados de búsqueda | Por defecto, indica que SI se cargarán los valores predeterminados establecidos para los distintos campos al crear las tablas. |
Filtro | Permite definir una condición o criterio que restringa el acceso a determinados datos. Por ejemplo, en la figura precedente, sólo aparecerán los registros de los clientes que no hayan indicado ningún teléfono. |
Filtro al cargar | Con el valor Sí, al abrir el formulario, se aplicaría de forma automática el filtro definido en la propiedad anterior. |
Ordenar por | Si nos interesa que los datos aparezcan clasificados por un campo, distinto de la clave principal, lo indicaremos aquí. Por defecto, el orden establecido será de la A a la Z y/o de Menor a Mayor, para aplicar orden inverso, escribiremos tras el campo la cláusula DESC. |
Ordenar al cargar | Se utiliza para aplicar el orden anterior automáticamente al cargar el formulario. |
Entrada de datos | Cuidado, si cambias el valor de esta propiedad a Sí, el formulario actual sólo servirá para introducir nuevos registros. De hecho, al cargarse ya aparecerán directamente los campos en blanco listos para darles contenido. |
Permitir agregar | Con el valor Sí, indica que sí es posible emplear el formulario para añadir nuevos registros a las tablas empleadas, además de poder consultarlos. Es decir, con este valor y si se muestran los botones de desplazamiento, verás que el botón del asterisco aparecerá activado. |
Permitir eliminación | Admite o no, poder borrar registros de la tabla o tablas mediante el formulario actual. |
Permitir ediciones | Para definir si es posible o no modificar los datos que aparecen en pantalla. |
Permitir filtros | Indica si se puede o no aplicar filtros al formulario actual. Ten cuidado, ya que puede provocar conflictos con las propiedades de definición y carga de filtros que acabamos de comentar. |
Integrando la activación/desactivación de las distintas propiedades que hemos tratado es posible crear formularios que, por ejemplo, sólo sirvan para efectuar consultas, otros sólo para añadir nuevos registros, modificaciones
, o todo combinado, según nos interese en cada caso.